Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân

Chính sách này áp dụng cho toàn bộ hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân phát sinh khi sử dụng nền tảng Velo CRM, bao gồm trang giới thiệu, ứng dụng quản trị dành cho người bán và các API liên quan. Bên vận hành nền tảng là [Tên pháp nhân vận hành Velo CRM] (sau đây gọi là “Velo CRM”).

Chính sách được xây dựng theo pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, trong đó có Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 (hiệu lực từ ngày 01/01/2026) và Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, cùng các quy định chuyên ngành về thương mại điện tử, quảng cáo qua tin nhắn và cuộc gọi, kế toán và lưu trữ.

Chính sách này không áp dụng cho hoạt động xử lý dữ liệu của bên thứ ba mà khách hàng tự kết nối vào workspace của mình (ví dụ nền tảng quảng cáo, đơn vị vận chuyển, phần mềm kế toán ngoài nền tảng). Quan hệ đó do chính sách của bên thứ ba và thoả thuận giữa khách hàng với bên đó điều chỉnh.

Velo CRM là nền tảng phục vụ doanh nghiệp. Cùng một hệ thống nhưng vai trò pháp lý của các bên khác nhau tuỳ theo nhóm dữ liệu. Bảng dưới đây xác định rõ ranh giới trách nhiệm, và là cơ sở để áp dụng Phụ lục xử lý dữ liệu cá nhân trong hợp đồng.

Velo CRM chỉ xử lý dữ liệu cần thiết cho việc cung cấp dịch vụ. Bảng dưới liệt kê theo đúng trường dữ liệu mà hệ thống thực sự lưu trữ.

• Dữ liệu được thu thập trực tiếp từ người dùng, từ tệp nhập khẩu do khách hàng tải lên, từ API tích hợp mà khách hàng chủ động kết nối, và từ nhật ký hệ thống.
• Dữ liệu được lưu trong cơ sở dữ liệu quan hệ có phân tách theo từng workspace; mọi truy vấn đều gắn định danh workspace nên dữ liệu giữa các cửa hàng không nhìn thấy nhau.
• Dữ liệu được truyền qua kênh mã hoá TLS; mật khẩu được lưu ở dạng băm một chiều; khoá tích hợp bên thứ ba như mã truy cập Fanpage và mật khẩu SIP được mã hoá trước khi lưu.
• Một phần xử lý được thực hiện tự động: chấm trùng lead, phân bổ lead cho nhân sự, chạy quy tắc tự động hoá theo cấu hình của cửa hàng, che một phần số điện thoại và email của lead vượt hạn mức.
• Velo CRM không thực hiện việc ra quyết định hoàn toàn tự động gây ảnh hưởng pháp lý tới khách hàng cuối; kết quả tự động hoá luôn do nhân sự của cửa hàng xem xét và quyết định.

Để cung cấp dịch vụ, Velo CRM sử dụng các nhà cung cấp dưới đây. Những bên được đánh dấu “Chỉ khi bật tính năng” chỉ nhận dữ liệu khi khách hàng chủ động kết nối tính năng tương ứng.

Ngoài danh sách trên, dữ liệu cá nhân chỉ được cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp bằng văn bản, hoặc cho đơn vị tư vấn pháp lý, kiểm toán trong phạm vi cần thiết và theo nghĩa vụ bảo mật. Trong trường hợp chuyển nhượng, sáp nhập hoặc tái cơ cấu doanh nghiệp, dữ liệu có thể được chuyển giao cho bên nhận với điều kiện bên nhận kế thừa đầy đủ các cam kết tại Chính sách này và khách hàng được thông báo trước.

Một số nhà cung cấp nêu tại Mục 6 xử lý dữ liệu bên ngoài lãnh thổ Việt Nam. Việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài chỉ diễn ra trong phạm vi cần thiết để cung cấp tính năng mà khách hàng đã bật.

• Velo CRM lập và lưu Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài đối với các luồng chuyển dữ liệu do mình quyết định, và gửi hồ sơ cho cơ quan quản lý theo quy định.
• Với các luồng chuyển dữ liệu phát sinh từ tính năng do khách hàng chủ động bật, Velo CRM cung cấp thông tin kỹ thuật cần thiết để khách hàng hoàn thiện hồ sơ của mình.
• Khách hàng có nhu cầu hạn chế dữ liệu ở trong nước có thể yêu cầu tắt các tính năng liên quan; phạm vi tính năng khả dụng sẽ được xác nhận khi onboarding.

Dữ liệu được lưu trong thời gian workspace còn hoạt động. Khi hợp đồng chấm dứt, các mốc thời gian dưới đây được áp dụng, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu lưu lâu hơn hoặc dữ liệu đang là đối tượng của tranh chấp, yêu cầu của cơ quan nhà nước.

Theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, chủ thể dữ liệu có các quyền sau đây:

• Quyền được biết về việc dữ liệu cá nhân của mình được xử lý.
• Quyền đồng ý hoặc không đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
• Quyền truy cập để xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình.
• Quyền rút lại sự đồng ý đã cấp trước đó.
• Quyền yêu cầu xoá dữ liệu cá nhân của mình.
• Quyền yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
• Quyền yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân của mình dưới dạng có thể đọc được.
• Quyền phản đối việc xử lý dữ liệu nhằm ngăn chặn hoặc hạn chế tiết lộ, sử dụng cho mục đích quảng cáo, tiếp thị.
• Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện theo quy định của pháp luật.
• Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại khi có vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Quyền tự bảo vệ hoặc yêu cầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện các biện pháp bảo vệ quyền của mình.

Yêu cầu thực hiện quyền được gửi tới [email bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân]. Velo CRM phản hồi trong vòng 72 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu hợp lệ; trường hợp cần xác minh danh tính hoặc yêu cầu phức tạp, thời hạn xử lý sẽ được thông báo cụ thể cùng lý do.

• Mã hoá đường truyền bằng TLS cho toàn bộ kết nối tới ứng dụng và API.
• Mật khẩu người dùng lưu ở dạng băm một chiều, không thể khôi phục về dạng gốc.
• Khoá và bí mật tích hợp bên thứ ba được mã hoá trước khi lưu vào cơ sở dữ liệu.
• Phân tách dữ liệu theo workspace kèm kiểm tra quyền ở tầng ứng dụng đối với mọi truy vấn.
• Phân quyền theo vai trò, giới hạn phạm vi dữ liệu mà từng nhân sự của cửa hàng nhìn thấy.
• Ghi nhật ký kiểm toán cho các thao tác trọng yếu, lưu lại giá trị trước và sau khi thay đổi.
• Giới hạn truy cập của nhân sự Velo CRM theo nguyên tắc tối thiểu cần thiết, có ràng buộc bảo mật bằng văn bản.
• Sao lưu định kỳ và kiểm thử khôi phục dữ liệu.

Không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Velo CRM áp dụng các biện pháp phù hợp với quy mô và tính chất dữ liệu, đồng thời rà soát định kỳ khi có thay đổi lớn về kiến trúc hoặc tính năng.

Theo yêu cầu minh bạch của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, Velo CRM nêu rõ các rủi ro có thể phát sinh dù đã áp dụng biện pháp bảo vệ:

• Dữ liệu bị truy cập trái phép do tài khoản người dùng bị lộ mật khẩu, bị chiếm đoạt phiên đăng nhập hoặc do thiết bị của người dùng nhiễm mã độc.
• Dữ liệu bị lộ do nhân sự của cửa hàng được cấp quyền rộng hơn mức cần thiết, hoặc do xuất dữ liệu ra tệp rồi chia sẻ ngoài hệ thống.
• Sự cố từ nhà cung cấp hạ tầng hoặc tích hợp bên thứ ba dẫn tới gián đoạn dịch vụ hoặc lộ dữ liệu ngoài tầm kiểm soát trực tiếp của Velo CRM.
• Dữ liệu bị sai lệch do cửa hàng nhập khẩu tệp không chính xác, gộp trùng nhầm hoặc cấu hình tự động hoá không phù hợp.
• Khách hàng cuối bị làm phiền nếu cửa hàng sử dụng dữ liệu để gọi điện, nhắn tin quảng cáo không đúng quy định pháp luật.

Velo CRM giảm thiểu các rủi ro này bằng phân quyền, nhật ký kiểm toán, cảnh báo đăng nhập bất thường, quy trình xử lý sự cố và các giới hạn kỹ thuật; đồng thời khuyến nghị khách hàng bật xác thực mạnh, rà soát quyền định kỳ và hạn chế xuất dữ liệu ra ngoài hệ thống.

Velo CRM không hướng tới người dùng dưới 16 tuổi và không chủ động thu thập dữ liệu của trẻ em. Nếu cửa hàng có nhu cầu xử lý dữ liệu của trẻ em, cửa hàng phải tự bảo đảm có sự đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộ theo quy định pháp luật và thông báo cho Velo CRM trước khi đưa dữ liệu vào hệ thống.

Khi phát hiện dữ liệu trẻ em được xử lý không đúng quy định, Velo CRM sẽ dừng xử lý và xoá dữ liệu liên quan. Đề nghị thông báo tới [email bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân] nếu bạn cho rằng có dữ liệu trẻ em bị xử lý không đúng.

Velo CRM không đặt cookie quảng cáo của bên thứ ba trên trang giới thiệu và ứng dụng quản trị.

• Khi phát hiện sự cố có khả năng ảnh hưởng tới dữ liệu cá nhân, Velo CRM khoanh vùng, ngăn chặn và đánh giá phạm vi ảnh hưởng, đồng thời thông báo cho khách hàng bị ảnh hưởng trong vòng 24 giờ kể từ khi xác nhận sự cố.
• Thông báo nêu rõ thời điểm và bản chất sự cố, nhóm dữ liệu và phạm vi bị ảnh hưởng, biện pháp đã thực hiện và khuyến nghị cho khách hàng.
• Velo CRM thực hiện nghĩa vụ thông báo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật, và phối hợp để khách hàng thực hiện nghĩa vụ thông báo của mình trong thời hạn luật định.
• Sau sự cố, Velo CRM gửi báo cáo nguyên nhân gốc và biện pháp khắc phục cho khách hàng bị ảnh hưởng khi có yêu cầu.

Báo sự cố hoặc lỗ hổng bảo mật: [email tiếp nhận sự cố bảo mật].

Chính sách này có thể được cập nhật khi tính năng, nhà cung cấp hoặc quy định pháp luật thay đổi. Phiên bản và ngày hiệu lực luôn được hiển thị ở đầu trang. Với thay đổi ảnh hưởng đáng kể tới quyền của chủ thể dữ liệu, Velo CRM thông báo qua email quản trị workspace hoặc thông báo trong ứng dụng trước khi áp dụng.